¿Qué tan a menudo pasa que comenzamos nuestro día con un montón de compromisos de trabajo o de cosas por hacer en casa y al final terminamos cumpliendo la mitad o menos de los que esperábamos? ¿Qué tan a menudo vemos el reloj a final de la tarde y nos preguntamos cómo pasó el tiempo tan rápido? ¿Por qué comenzamos nuestro día con la determinación de cumplir diez tareas diferentes, pero terminamos completando sólo dos? ¿Por qué a veces sentimos que nuestro calendario está fuera de control con trabajo acumulándose al punto de que parece casi imposible conseguir la puerta de salida?

Con un horario agitado viene la ansiedad, y simplemente no se irá hasta que finalmente tomemos control del problema. Así que, ya que no podemos agregar más horas a nuestro día, podemos enfocarnos en manejar nuestro tiempo mejor para aliviar nuestra ansiedad y cumplir más de lo que pensamos.

Realmente no es difícil ser un buen administrador del tiempo. De hecho, es mucho más fácil de lo que creemos. Siguiendo simples recomendaciones de productividad será suficiente para poner en orden nuestra vida y ayudarnos a cumplir nuestros objetivos bien sean profesionales o personales. A continuación diez consejos para cumplir con nuestras tareas a tiempo:

1. Determinar qué es más importante

Este es el paso más importante cuando se trata de cumplir tareas, porque cada paso que sigue se apoya en éste. Tenemos que determinar qué es más importante y dónde están nuestras prioridades (y si están en el lugar equivocado, colocarlas en el correcto). Ya establecido lo que es importante para nosotros, podemos crear una estructura de tareas basada en esa conclusión.

2. Asumir el control del tiempo

Dесidamos las tareas que debemos realizar y hacer tiempo para cumplirlas, incluso si tenemos que programar varios espacios de tiempo en diferentes días para hacerlo. Muchas veces culminar una tarea es tan simple como tomar la decisión de hacerlo y sólo asignando la cantidad de tiempo necesario para hacerlo.

3. No procrastinar

Averigüemos qué parte de la tarea es la que nos gusta menos y hagámosla PRIMERO. Haciendo esto, no sólo nos va a quitar la parte pesada del camino, sino que va a ayudarnos a que las otras partes de la tarea se realicen más rápido.

4. Evitar distracciones

Evitemos lugares muy concurridos, lugares donde un montón de personas estén pasando, y cualquier tipo avisos llamativos, ya que nuestra mente será innatamente atraída hacia ellos.

5. Crear listas

Las listas son una herramienta muy efectiva para mantenernos organizados y pueden utilizarse tanto en el trabajo como en casa. Prioricemos nuestros proyectos en categorías y abordemos primero las áreas que requieren una acción inmediata. Luego avancemos a las otras tareas que permiten más tiempo para ser culminadas, pero siempre asegurándonos de mantenernos al día con los plazos establecidos en el proyecto.

6. Utilizar algún sistema de administración del tiempo

Si no hemos estado utilizando una agenda de forma consistente, probablemente estemos perdiendo tiempo muy valioso. Esta es una herramienta muy necesaria para la programación de nuestro tiempo, enlistar las tareas y tomar notas. Encontremos un calendario o agenda que esté diseñada de la forma en que nos guste y creemos el hábito de checarla al menos una vez cada mañana y otra vez cada noche.

7. Establecer metas

Invirtamos un poco de tiempo para establecer pequeñas metas y metas a largo plazo. Anotémoslas en un cuaderno o en un pedazo de papel y coloquémoslo en un lugar donde podamos verlos todos los días. Abordemos nuestras metas en pasos manejables (incluso las metas pequeñas) que podamos realizar de forma sistemática y consistente. Escribamos cada paso en nuestra agenda y hagamos seguimiento de cada uno de ellos. Tachemos cada paso y meta alcanzada cuando los culminemos.

8. Decir NO

Una de las recomendaciones de productividad más importantes: acostumbrarnos a decir NO. Si bajamos la guardia, no pasará mucho tiempo antes de que estemos abrumados con trabajo porque no pudimos decirle “no” a nadie. Consideremos cuidadosamente nuestras tareas actuales y nuestras prioridades antes de aceptar más responsabilidades de alguien más.

9. Delegar

A veces pensamos que tenemos que hacer todo nosotros mismos, si tienen que hacerse bien. A veces este es el caso, pero a veces no. Aprendamos a delegar tareas, tanto en el trabajo como en casa, que puedan hacerse igual de bien por otras personas. Démonos permiso para soltar, otros pueden ser igual de capaces.

10. Hacerlo AHORA

Dejemos de prepararnos para prepararnos para prepararnos y sólo hagámoslo. Dejemos de postergar las cosas y actuemos. ¡Ninguna recomendación será útil si no comenzamos a aplicarlas desde hoy! Mucho de nosotros podemos perder tiempo preocupándonos innecesariamente por muchas cosas y esto puede mantenernos alejados de la productividad constructiva. Tendremos una maravillosa sensación de realización y paz interna una vez que hayamos culminado el trabajo que sabemos que tenemos que hacer. Así que tomemos un día a la vez y… ¡HAGÁMOSLO!

Hacer que las tareas se cumplan no tiene por qué ser difícil, no importa lo que estemos tratando de alcanzar. Si establecemos nuestras expectativas desde el principio, hacemos seguimiento de nuestras metas, perfeccionamos nuestra eficiencia y evitamos distracciones, estaremos en el camino correcto. Nos sorprenderemos de lo mucho que podemos alcanzar con este sencillo método de productividad.

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